为加强我院档案工作的管理，充分利用现有文书档案，更好地为学院建设服务，特依据国家有关档案工作的规定和学院工作实际，制定本制度。

　　一、对上级公文档案的管理

1. 严格按照国家规定的标准，对案卷进行装订整理。
2. 凡上级下发的各类行政公文，由院办负责整理、立卷，并于每年第一季度移交学院档案室并办理移交手续。
3. 档案人员在进行移交验收时，要对立卷材料进行完整性、准确性鉴别，达到规定标准，方可收存。
4. 学院教工因工作需要查阅档案，必须办理借阅手续。同时要对档案的完整、安全承担全部责任，严禁对档案圈注、污损、抹改、转借。
5. 各种密级范围内的文件档案，解密前必须经院长批准方可查阅。
6. 借阅档案的期限最长不得超过半个月。档案室对归还的档案必须严格查验。

　　二、对院内文件档案的管理

1. 对院内行政、教辅、教管方面的文件，实行承办人立卷制度。各处、系、所要设兼职档案员一人。兼职档案员要在专职档案员的指导下，对上一年工作中形成的文件整理立卷，并于每年第一季度移交学院档案室并办理移交手续。
2. 上级公文的档案管理第4、5、6条，适用于院内文件的档案管理。
3. 外单位借阅档案，须持单位介绍信，经主管院领导批准，方可查阅，但不得外借。

　　三、归档范围：

1. 上级机关下发的各类文件；
2. 上级机关及有关领导对学院工作的指示、通知、意见；
3. 学院上报的各类请示、报告、总结、规划；
4. 学院汇总并上报的各类统计报表、统计分析报告；
5. 学院召开的各类会议材料；
6. 学院及各系处形成的各种工作规划、总结、制度、条例、章程；
7. 反映学院各部门业务活动的大事记、简报；
8. 学院财力、财产的统计、预决算以及各类凭证和清册；
9. 学院与有关单位签订的各类合同、协议书等；
10. 学院各系处草拟的文件材料。

一九九六年十月二十四日